6 Situazioni sul posto di lavoro che richiedono di creare una nuova politica aziendale
Identificare la necessità di una politica
Volete avere le politiche e le procedure necessarie per garantire un ambiente di lavoro sicuro, organizzato, conviviale, autorevole e non discriminatorio. Tuttavia, non si desidera scrivere una politica per ogni eccezione al comportamento accettato e previsto. Lo sviluppo delle politiche è per i molti dipendenti, non per le poche eccezioni.
Non vuoi creare un ammasso di politiche che controllano le azioni dei tuoi numerosi dipendenti - quando tutto ciò di cui hai veramente bisogno sono politiche sufficienti per controllare le azioni di pochi.
Di conseguenza, non si desidera creare politiche per ogni contingenza, consentendo così una scarsa libertà di gestione nell'affrontare le esigenze dei singoli dipendenti. Viceversa, si desidera avere le politiche necessarie, in modo che i dipendenti non si sentano mai come se risiedessero in un ambiente di favoritismo e trattamento ingiusto.
Se si dispone di troppe politiche, si aumenta anche la probabilità che i dirigenti le applichino in modo iniquo e ingiusto. Aumentate la necessità di sviluppare linee guida e strumenti di comunicazione per garantire che le politiche siano eque, applicate coerentemente e gestite in modo corretto.
È necessario trovare un equilibrio salutare quando si sviluppa una nuova politica aziendale. Per la maggior parte, non è necessario sviluppare una nuova politica aziendale a condizione di rivolgersi ai dipendenti che si comportano in modo inappropriato per il posto di lavoro.
Questi dieci passaggi ti porteranno a determinare la necessità di una politica attraverso la distribuzione e l'integrazione di una politica.
Consulta queste linee guida per verificare se è necessario un criterio
Per ciascuna delle ragioni fornite sul perché una politica potrebbe essere necessaria, vengono forniti esempi delle politiche che potrebbero rientrare in quella categoria di necessità per una politica. Una politica è necessaria:
- se le azioni dei dipendenti indicano confusione sul modo di comportarsi più appropriato (codici di abbigliamento, posta elettronica e politiche Internet, uso dello smartphone),
- se è necessaria una guida sul modo più adatto per gestire varie situazioni (standard di condotta, spese di viaggio, acquisto di merci aziendali),
- quando necessario per proteggere legalmente l'azienda (indagine coerente delle accuse di molestie, assunzioni non discriminatorie e promozione),
- mantenere l'azienda in conformità con le politiche e le leggi governative (FMLA, ADA, EEOC, salario minimo),
- stabilire standard, regole e regolamenti di lavoro coerenti (disciplina progressiva, norme di sicurezza, regole di rottura, regole sul fumo), e
- fornire un trattamento coerente ed equo per i dipendenti (ammissibilità dei benefici, tempo libero retribuito, assistenza alle lezioni, tempo di lutto, dovere di giuria).
Ci possono essere altri motivi, in aggiunta, per il motivo per cui vorrai sviluppare una politica. Ricorda, tuttavia, che lo scarso comportamento di un dipendente non dovrebbe richiedere una politica che influirà su tutti gli altri dipendenti.
Articolare l'obiettivo della politica
Una volta stabilito che una politica è necessaria, determinare l'obiettivo che si desidera raggiungere scrivendo la politica particolare. Quando possibile, dovrai dire ai dipendenti perché stai implementando la politica.
Hai bisogno di dettagli sufficienti nella politica per rendere chiara la posizione dell'azienda, ma non puoi mai sperare di coprire ogni potenziale situazione affrontata dalla politica.
Di conseguenza, l'obiettivo con una politica è breve e semplice. Riconoscere che ciò potrebbe non essere possibile con politiche riguardanti aree come l'approccio della società alla Family Medical and Leave Act, la discriminazione o l'indagine sui reclami, o il sistema di disciplina progressista.
Ma quanto puoi dire di guidare mentre parli con uno smartphone? Quindi, usa il buon senso quando determini il risultato che desideri dalla tua politica.
Raccogliere informazioni
Questa sezione di Cocina123.com fornisce criteri di esempio come molti altri siti Web, sebbene le altre società applichino frequentemente addebiti per le loro politiche. Anche i siti web che fanno pagare, forniscono campioni gratuiti in modo da poter testare le loro politiche.
Avrai difficoltà a trovare una politica di esempio che sia esattamente adatta alle circostanze, alla lingua e alla cultura della tua azienda. Ma, ricerca online e trova le politiche di esempio per fornire una base per la revisione delle politiche di esempio piuttosto che scrivere la tua politica da zero.
Puoi anche iscriverti a un servizio che fornisce esempi come le politiche sulle risorse umane e gli esempi. Anche le fonti di politica esterna vengono fornite in questa directory di esempi di criteri. Infine, la Society for Human Resources Management (SHRM) fornisce campioni politici per i membri.
In alcuni casi, potresti persino voler parlare con il tuo avvocato specializzato in diritto del lavoro. Gli studi legali scrivono politiche generiche per i loro clienti che è possibile personalizzare anche in base alle proprie esigenze. Soprattutto quando passa una nuova legge o il Dipartimento del lavoro emette nuove regole, è probabile che il tuo avvocato sviluppi una politica di accompagnamento.
Sviluppa e scrivi la politica
Con obiettivi e campioni in mano, scrivi la politica usando parole e concetti semplici. Parla direttamente alle persone che leggeranno, applicheranno e vivranno secondo la politica.
Dopo ogni paragrafo, chiediti "cosa succede se" per fare in modo che la politica copra le nozioni di base e le normali eccezioni e domande. Non ossessionare su questo, tuttavia; come detto, nessuna politica copre mai ogni possibile contingenza.
Rivedere la politica
Seleziona diversi dipendenti, o anche un piccolo gruppo pilota, per leggere la politica e porre eventuali domande sulla politica. Questa recensione fornisce un feedback che i dipendenti saranno in grado di comprendere e seguire la politica. Riscrivi la politica in base al feedback.
Ottenere supporto gestionale per la politica
Rivedere la politica con i dirigenti che dovranno condurre e attuare la politica. Dovrai avere il loro supporto e la proprietà della politica. Avrai iniziato questo processo molto prima, anche quando hai identificato la necessità della politica, ma il supporto della gestione mentre implementa la politica è cruciale.
Ottenere la revisione legale della politica
Se la politica ha implicazioni legali, è litigiosa per sua natura, ha implicazioni personali per i dipendenti (come le procedure di sicurezza), vorrete che il vostro revisore riveda la politica prima di distribuire ulteriormente la politica.
Assicurati di comunicare al tuo avvocato che non vuoi che la politica venga riscritta in modo legale . Volete che la politica sia esaminata per le implicazioni legali e il testo appropriato.
Attuare la politica
In piccoli gruppi, individualmente o in una riunione aziendale, dipendendo generalmente dalla natura controversa della politica e dalla facilità con cui sarà compresa, distribuire e riesaminare la nuova politica. Offri ai dipendenti la possibilità di porre domande.
La politica dovrebbe sempre consistere nella politica su un pezzo di carta con l'impiegato che firma su un secondo foglio. I dipendenti possono firmare di aver ricevuto e compreso la politica, conservando tuttavia una copia per i propri file.
Dichiarazione di approvazione delle norme di esempio
Questa è una dichiarazione di signoff di esempio da utilizzare:
Prendo atto della ricezione e della comprensione della politica (la vostra azienda). La politica è efficace (Data) fino a nuovo avviso.
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Firma dell'impiegato
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Nome del dipendente (per favore stampa)
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Data
Decidi come comunicare la politica in futuro
Includere la politica nel manuale del dipendente. Potresti anche volere che la politica diventi parte del tuo Orientamento per i Nuovi Dipendenti.
Alcune aziende inseriscono criteri nella loro intranet o in una cartella politica sull'unità comune della rete del computer. Determinare se si desidera distribuire la politica con metodi aggiuntivi.
Dovrai anche archiviare e datare le politiche precedenti che questo criterio sostituisce. Potresti averne bisogno per un legale o un altro riferimento in futuro.
Interpretare e integrare la politica
Indipendentemente da ciò che scrivi nella politica, la tua applicazione politica successiva e le pratiche di lavoro determineranno il vero significato della politica. Pensa in modo coerente ed equo mentre interpreti la politica nel tempo.
Quando trovi che le tue pratiche differiscono da quelle scritte, è tempo di rivedere e riscrivere la politica e il ciclo ricomincia.
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