La relazione tra un project manager e uno sponsor del progetto è molto simile a una relazione tradizionale dipendente / manager. Lo sponsor del progetto potrebbe non essere il manager diretto del project manager o anche nella catena di comando del project manager. Tuttavia, lo sponsor del progetto supporta il project manager in quanto il team di progetto lavora per il completamento di un progetto.
Come un supervisore, uno dei più grandi modi in cui uno sponsor del progetto supporta un project manager è attraverso la gestione dei problemi che solo una persona con il peso organizzativo dello sponsor del progetto può gestire. Quando i project manager si imbattono in problemi che solo gli sponsor del progetto possono risolvere, ecco le cose che i project manager dovrebbero fare.
Scarico tutte le altre opzioni
Gli sponsor del progetto tendono ad essere al livello organizzativo in cui la maggior parte delle decisioni sono difficili, perché se una decisione è semplice, viene presa ad un livello inferiore. Devono prendere rapidamente decisioni difficili a volte con informazioni limitate.
In qualità di project manager, devi assicurarti di aver esaurito tutte le altre opzioni per risolvere il tuo problema prima di recarti dallo sponsor del progetto. Ad esempio, supponiamo di avere un membro del team di progetto che non sta rispettando i suoi impegni. Prima di portare il problema allo sponsor del progetto, dovresti provare a risolvere il problema uno a uno con il membro del team di progetto. Quando ciò non funziona, dovresti andare dal supervisore del membro del team. Una volta che non riesce a risolvere il problema, puoi portare il problema allo sponsor del progetto.
Hai esaurito le opzioni per risolvere i problemi dal basso verso l'alto. Ora, lo sponsor del progetto può lavorare sul problema dall'alto verso il basso. Lo sponsor del progetto dovrebbe risolvere il problema con il suo pari e informarti della loro linea d'azione concordata.
L'ultima cosa che vuoi succedere è che lo sponsor del progetto abbia una risoluzione che potresti aver implementato sotto la tua autorità senza alcun aiuto. A volte questo succede. Tutti fanno degli errori. Impara da queste situazioni quando si verificano e sarai un migliore project manager per questo. La prossima volta che si presenterà una situazione simile, la gestirai meglio di prima.
Sii specifico su ciò di cui hai bisogno
Mentre gli sponsor del progetto sono abituati a lavorare su informazioni incomplete, un project manager non dovrebbe tralasciare informazioni rilevanti. È importante che lo sponsor del progetto abbia un contesto per la situazione che richiede la sua attenzione.
Una volta che lo sponsor del progetto ha un contesto appropriato per la decisione, essere specifico su ciò che è necessario dallo sponsor. Hai bisogno di indicazioni su come procedere? Hai bisogno dell'autorizzazione per compiere un'azione particolare? Hai bisogno di un problema risolto? Hai bisogno di risorse che non puoi ottenere da te?
Se non hai riflettuto precisamente su ciò di cui hai bisogno, potresti giungere a una decisione su ciò di cui hai bisogno, ma scoprire in seguito che ti sei sbagliato. Pensa al problema prima di portarlo allo sponsor per ridurre al minimo il rischio di perdere tempo a vicenda.
Mantieni focalizzata la tua richiesta
Gli sponsor del progetto sono persone impegnate. Innumerevoli problemi attirano i loro impegni a succhiare il loro tempo.
Quando un project manager ha una vera necessità per il tempo dello sponsor del progetto, questa non è una brutta cosa o un'intrusione al tempo dello sponsor. Il tempo trascorso con il project manager e lo sponsor del progetto dovrebbe essere altamente produttivo. Mantieni focalizzata la tua richiesta in modo da utilizzare solo il tempo necessario per il tuo sponsor.
Dal momento che il tuo sponsor sperimenta con te momenti produttivi e produttivi, non vedrà l'ora di assistere alle tue riunioni. Le persone ad alti livelli di organizzazioni spesso trascorrono il loro tempo in riunioni improduttive alle quali devono partecipare. Partecipare a un incontro produttivo potrebbe essere un cambiamento di ritmo stimolante per lo sponsor del progetto.