Attività commerciale

Una guida per la gestione dei progetti incluso come valutare il budget

Il Project Management Institute (PMI) definisce la gestione del progetto come "soddisfare i requisiti del progetto attraverso l'applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche per le attività del progetto, attraverso l'avvio, la pianificazione, l'esecuzione, il controllo e la chiusura di un progetto ".

Sebbene questa definizione possa sembrare complessa, i principi di project management sono in realtà radicati nel senso comune e nella praticità. Se vuoi fornire la gestione del progetto ai tuoi clienti o il tuo obiettivo è diventare un project manager, considera i fondamenti della gestione del progetto passo dopo passo. Prima di iniziare, verifica se il servizio che stai per offrire (o il compito che stai assumendo) è veramente un progetto.

Gestione generale e gestione del progetto

Come decidi se qualcosa è o non è un progetto? Per rompere questo, separare le due diverse aree di gestione in gestione (o generale) funzionale e gestione del progetto.

La gestione funzionale o generale è l'operazione continua di un'attività. Un esempio potrebbe essere se possiedi una società tecnologica e disponi di un cliente per il quale fornisci supporto di backup e gestisci continuamente il loro account annuale eseguendo il backup dei loro server e fornendo loro un rapporto settimanale sull'attività. Se lo fai per cinque anni e hai un contratto rinnovabile con il cliente, il tuo lavoro è continuo e quindi generale o funzionale.

Se, tuttavia, il tuo cliente desidera implementare un nuovo sistema di gestione dei contenuti e ha un anno per sviluppare il nuovo sistema e chiederti di guidarne lo sviluppo, il tuo cliente ti ha coinvolto in un progetto.

Allo stesso modo, se lavori con risorse umane e il tuo compito è gestire il budget del dipartimento e supervisionare i soci junior, allora hai un lavoro funzionale perché è un lavoro continuo che non ha una finitura definita.

D'altra parte, se hai lo stesso lavoro di HR e il direttore del tuo dipartimento ti chiede di implementare un nuovo programma di reclutamento (e ti fornisce una scadenza e un budget) e ti rende il project manager, allora questo è un progetto perché ha una data di inizio e di fine e l'attività si verifica una sola volta.

Visualizzando il tuo progetto in tre parti

Ora che hai compreso il succo di ciò che costituisce un progetto, puoi dare un'occhiata più da vicino alla gestione del progetto. Usando il programma di reclutamento come esempio, ora che sai che c'è bisogno di un progetto, il prossimo passo è la definizione dell'ambito, del tempo e del budget necessari.

La gestione del progetto è la pianificazione, l'organizzazione e il controllo dell'ambito, del budget e del tempo del progetto del programma di reclutamento. Per aiutare a visualizzare il progetto, disegna una semplice piramide. Ogni linea della piramide rappresenta una delle tre parti principali di un progetto (ad es. Portata, tempo e budget). Lo spazio vuoto nel mezzo della piramide è la qualità del prodotto consegnato. La piramide è uno strumento importante da tenere a mente quando pianifichi il tuo progetto perché quando le tue tre parti principali crescono o si restringono, la qualità del prodotto ne risente.

L'ambito del progetto

Definire l'ambito è spesso la parte più difficile e complessa della gestione del progetto. I dettagli di un progetto sono generalmente sconosciuti all'inizio, quindi stimare le attività e le attività necessarie per eseguire il progetto richiede attenzione. Lo scopo consiste in tutte le varie attività e attività che saranno intraprese al fine di produrre il prodotto finale che fornirai. La definizione dell'ambito del progetto ti aiuterà a determinare il tempo e il budget di cui avrai bisogno per completare il progetto.

Un buon modo per iniziare è semplicemente annotare ciò che pensi sia necessario per completare l'attività. Successivamente, consultarsi con gli altri per ottenere una visione completa di tutte le attività coinvolte.

Il tempo del progetto

Una volta stabilito un ambito iniziale, è possibile iniziare ad assegnare un orario a ciascuna attività e attività e, inoltre, a guardare l'immagine più grande del progetto. Chiediti quali attività avverranno nello stesso momento e che avverranno in sequenza. Inoltre, prestate molta attenzione a quante persone rivedranno le attività del progetto perché ciò influirà sul tempo necessario per completare un passaggio. È sorprendente quanto a lungo possa essere necessario un semplice compito quando tre persone devono esaminarlo. Dopo aver calcolato il tempo necessario per completare le attività e le attività cumulative, sei pronto per creare una pianificazione del progetto da seguire per il team del progetto.

Il budget del progetto

A questo punto, hai stabilito cosa (ambito) e durata (tempo) di un progetto, Ora è il momento di determinare il budget. Molto simile al calcolo della quantità di tempo per un progetto, dovrai spesso consultarne altri, compresi i lead del dipartimento per determinare un budget accurato. Un budget è costituito da molteplici considerazioni, tra cui l'uso di persone e materiali coinvolti nelle attività intraprese e per quanto tempo saranno necessari (cioè le persone) e i materiali utilizzati.

La comunicazione è la chiave

Spesso un cliente (o un capo) desidera che un progetto venga completato entro un tempo e un budget predeterminati senza considerare lo scopo del progetto. Il problema con questo è che quasi sempre, la portata del progetto non può essere ragionevolmente completata data la disponibilità di tempo e di budget. Di conseguenza, parte del project management sta negoziando i termini dell'ambito del progetto con un cliente o un capo. Durante il processo di negoziazione, così come per l'intera durata del progetto, una buona comunicazione chiara è l'abilità più importante di cui hai bisogno.

Più chiaramente comunichi le sfide lungo la strada, più felice sarà il tuo cliente o capo.

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