Quando richiedi una posizione amministrativa o di ufficio, una tipica domanda per il colloquio di lavoro sarà "Sei a tuo agio nell'usare un sistema telefonico con più linee e gestire un elevato volume di chiamate telefoniche?"
Chiaramente, vuoi esprimere che sei a tuo agio con più linee telefoniche. È più facile se hai già gestito volumi di chiamate elevati in passato, ma anche se non hai avuto quell'esperienza, puoi comunque rispondere alla domanda in modo sicuro.
Esempi delle migliori risposte
Ecco le risposte alle interviste campione che puoi modificare in base alle tue esperienze personali e al background:
- Sì, mi sento a mio agio nell'utilizzare più linee telefoniche con un volume elevato di chiamate e l'ho fatto in passato. Sono in grado di mantenere separate le conversazioni e di trattare i clienti in modo amichevole ed efficiente.
- Non ho gestito direttamente più linee telefoniche, ma capisco l'importanza di essere cortese ed efficiente, e sono uno studente veloce.
- Capisco che il contatto telefonico è spesso la prima interazione che un cliente ha con l'azienda e la prima impressione è estremamente importante. È fondamentale mantenere sempre un modo amichevole e professionale al telefono.
Comporre le tue risposte sui sistemi telefonici
Inizia esaminando la descrizione del lavoro della posizione per cui hai fatto domanda e abbinando le tue qualifiche al lavoro. È in grado di consegnare un volume elevato chiamando uno se i requisiti?
Se è così, puoi essere sicuro che l'intervistatore ti chiederà della tua capacità di gestire tutte quelle chiamate. Anche se i requisiti non stabiliscono esplicitamente la capacità di gestire un numero elevato di chiamate telefoniche, è possibile scommettere che verrà comunque visualizzato durante l'intervista.
Guarda i tuoi lavori attuali e precedenti e fai un elenco dei sistemi telefonici che hai utilizzato.
Pensa anche a qualsiasi lavoro non retribuito o volontario, ai lavori degli studenti e ai lavori di formazione che hai svolto nel luogo in cui hai risposto al telefono. Potresti voler prendere appunti sui telefoni per ciascun articolo sul tuo curriculum per aiutarti a guidare le risposte del tuo colloquio.
Quale sistema telefonico utilizza il lavoro?
Potresti voler fare una piccola ricerca prima dell'intervista per vedere quale sistema telefonico viene utilizzato in ufficio. Questo può aiutarti a prepararti per una risposta alla domanda. Se non hai usato quel particolare sistema, il fatto che hai esplorato come funziona dovrebbe comunque fare una buona impressione sull'intervistatore.
Ma come fai a sapere che sistema usano? Potresti chiedere a colui che organizza l'intervista con te. Si dovrebbe anche notare quali telefoni vengono utilizzati quando si arriva per l'intervista (se li si può vedere). Prestare attenzione a come viene risposto il telefono se si effettua una chiamata per confermare il tempo e il luogo dell'intervista, che vi fornirà informazioni su ciò che ci si aspetta.
Ecco un elenco di domande che ti puoi chiedere riguardo alle tue esperienze con i sistemi telefonici:
Quali sistemi telefonici hai usato?
Esistono diversi sistemi e potresti non ricordare quelli che hai usato. Potresti contattare i tuoi precedenti datori di lavoro o colleghi e chiedere. Aspettatevi di essere chiesto una delle seguenti domande:
- Quali marchi erano?
- Quali modelli di telefoni hai usato?
- Quante linee telefoniche hai gestito su ciascuna?
- Qual era il solito volume di chiamate ogni giorno?
- Quante volte hai avuto più di un chiamante contemporaneamente?
- Hai usato un auricolare?
- Hai usato un vivavoce?
- Hai usato un sistema telefonico per conferenze?
- Hai usato un sistema di videotelefono?
Quali competenze telefoniche hai usato?
Potresti voler ritoccare il tuo curriculum per includere una di queste abilità, se ne hai. Inoltre, il tuo intervistatore potrebbe chiedere di queste competenze:
- Posizionamento dei chiamanti in attesa
- Lo screening richiede il supervisore
- Effettuare chiamate per supervisore
- Trasferimento e inoltro di chiamate
- Chiamate in conferenza: impostandole, posizionandole, gestendole, partecipandovi
- Gestione della posta vocale
- Prendendo messaggi
Le abilità del telefono del servizio clienti che hai utilizzato
Gestire un volume elevato di chiamate include più che premere i pulsanti giusti.
Avrai bisogno di esprimere quanto bene puoi gestire anche i chiamanti. Pensa a queste capacità del servizio clienti prima di andare alla tua intervista:
- Trattare con chiamanti arrabbiati o frustrati
- Risposta telefonica per un grande ufficio, trasferimento dei chiamanti ai contatti previsti
- Usando appropriate maniere d'affari e linguaggio al telefono
- Gestione cortese e rispettosa delle chiamate da e verso dirigenti e clienti di livello superiore