Attività commerciale

Elenco ed esempi di competenze per l'Executive Assistant

Competenze chiave per curriculum, lettere di copertura e interviste

Gli assistenti esecutivi sono simili agli assistenti amministrativi o ai segretari in quanto sostengono tutti il ​​lavoro di qualcun altro - di solito un dirigente - gestendo o supervisionando le mansioni di ufficio. La differenza è che un assistente esecutivo è in particolare il membro del personale di ufficio senior per un dirigente. Ciò significa supervisionare e formare altri impiegati e affrontare anche compiti che potrebbero avere un effetto drammatico sul successo dell'azienda.

Mentre molte aziende si aspettano che gli assistenti esecutivi abbiano completato alcuni corsi universitari pertinenti, pochi richiedono una laurea. Un'ampia esperienza lavorativa rilevante è più importante, idealmente diversi anni come assistente esecutivo o amministrativo.

Doveri di assistente esecutivo

Le mansioni di assistente esecutivo comprendono gli stessi doveri di un assistente amministrativo: effettuare e accettare telefonate; invio di promemoria, e-mail e lettere per conto dell'esecutivo; ricevere visitatori e gestire la pianificazione. Ma fungono anche da guardiano, prendendo decisioni su chi ha accesso all'esecutivo e quali informazioni riceve l'esecutivo.

Spesso conducono ricerche e preparano rapporti che influenzano la politica aziendale. Queste responsabilità significano che gli assistenti esecutivi devono comprendere a fondo il lavoro del loro datore di lavoro. Di conseguenza, questi lavoratori possono anche fungere da collegamento tra l'esecutivo e il resto del personale amministrativo.

Come usare le liste delle abilità

Assicurati di scrivere la tua lettera di presentazione e riprendere a evidenziare le competenze che il potenziale datore di lavoro desidera. Puoi usare il seguente elenco per avere un'idea di quali potrebbero essere le competenze desiderate, ma ricorda di leggere sempre attentamente la descrizione del lavoro, perché non tutte le aziende cercano la stessa cosa in un assistente esecutivo.

Inoltre, controlla le nostre raccolte di abilità elencate per lavoro e tipi di abilità. Mentre ti prepari per il colloquio, pensa di dare esempi di momenti specifici in cui hai incarnato le varie abilità che il tuo potenziale datore di lavoro desidera.

Esempi di abilità di Assistente esecutivo

Il seguente elenco non è esaustivo e le competenze richieste possono variare leggermente da una società all'altra o anche da un ufficio all'altro all'interno della stessa azienda. Tuttavia, la maggior parte delle abilità più importanti e ricercate che un futuro assistente esecutivo deve avere sono qui.

Capacità di comunicazione scritta e verbale
Un modo per pensare al ruolo di assistente esecutivo è, in effetti, uno specialista nella comunicazione. Una parte significativa del lavoro comprende la comunicazione e il coordinamento con le persone in tutta l'azienda, e talvolta anche con i clienti, a seconda del tipo di attività. La capacità di essere professionale, chiaro, articolato e preciso, sia verbalmente che per iscritto, è in cima alla lista dei requisiti per abilità di comunicazione impeccabili.

Competenze informatiche
Gli assistenti esecutivi hanno bisogno di qualcosa di più della semplice competenza con programmi di elaborazione di testi e fogli di calcolo. Le competenze informatiche necessarie includono anche la possibilità di configurare e mantenere sistemi di posta elettronica, sistemi di condivisione di file e calendari, oltre alla competenza con software statistico, software di pubblicazione e database.

Essere uno specialista del supporto tecnico è sempre un vantaggio, soprattutto perché spesso ci si aspetta che gli assistenti esecutivi facciano di tutto, dalla riparazione della stampante al suggerimento di nuovi software.

Abilità interpersonali
Forti abilità interpersonali sono anche una necessità per interagire con i clienti, formare altro personale amministrativo e lavorare con amministratori delegati e manager di alto livello. Poiché gli assistenti esecutivi gestiscono spesso informazioni aziendali sensibili, è importante non solo essere in grado di mantenere la riservatezza, ma anche di comportarsi sempre in un modo che suggerisce discrezione e integrità personale. In breve, è necessario ispirare fiducia.

Gestione del tempo
Un assistente esecutivo ha bisogno non solo di gestire bene il proprio tempo ma anche quello del capo. Ciò significa coordinare i bisogni e le richieste di più persone per creare un programma praticabile e quindi spesso modificare tale programma in breve tempo con il variare delle situazioni.

Il lavoro potrebbe anche includere con tatto assicurandosi che l'esecutivo rimanga nei tempi previsti, senza distrarsi.

Abilità di ricerca
La ricerca è di per sé un'abilità, che richiede una familiarità con più motori di ricerca e le risorse informative che sono rilevanti nei particolari settori di interesse dell'azienda. Senza queste abilità, un assistente esecutivo non sarebbe in grado di preparare i rapporti di cui l'esecutivo ha bisogno.

Elenco delle abilità per l'Executive Assistant

Abilità tecniche

  • Coordinamento di chiamate audio e video
  • Creazione e manutenzione di database
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Office
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Powerpoint
  • Microsoft Word
  • Attrezzatura da ufficio

Competenze amministrative

  • Contabilità / Contabilità
  • Supporto amministrativo
  • appuntamenti
  • Gestione del calendario
  • Clericale
  • Rapporti con i clienti
  • Progettare e mantenere il sistema di archiviazione
  • Organizzazione di riunioni
  • Mantieni i calendari
  • Tenuta del registro
  • L'organizzazione del viaggio
  • Digitando
  • Pianificazione degli eventi
  • Preparazione dei report
  • Elaborazione dei rapporti di spesa
  • Correzione di bozze
  • programmazione
  • Prendendo il verbale della riunione

Abilità comunicative

  • Corrispondenza
  • Assistenza clienti
  • Gestione delle relazioni con i clienti
  • Elaborazione di chiamate telefoniche e richieste
  • Comunicazioni scritte / verbali

Caratteristiche personali

  • Precisione
  • Ascolto attivo
  • Capacità di seguire le indicazioni
  • Capacità di lavorare in modo indipendente
  • assertività
  • analitico
  • Collaborazione
  • energico
  • Diplomatico
  • Il processo decisionale
  • affidabilità
  • Orientato ai dettagli
  • Flessibilità
  • Seguire attraverso
  • Iniziativa
  • Buon giudizio
  • Motivata
  • Multitasking
  • Mantenimento delle informazioni riservate
  • Rispettare le scadenze
  • Dare priorità
  • Proattivi
  • Problem Solving
  • Gestione di progetto
  • Affidabilità
  • Fiducia in se stessi
  • Auto-diretto
  • Lavoro di squadra
  • Gestione del tempo
  • Funzionando rapidamente
  • Funzionando bene sotto pressione

Ulteriori informazioni su Executive Assistant Jobs and Skills

  • Come ottenere un lavoro come assistente amministrativo
  • Funzionalità di Office Manager
  • 7 suggerimenti per una gestione efficace del tempo
  • Come lavorare più velocemente e in modo più efficiente

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