Note sull'assenza di un campione per una visita medica
È necessario fornire al proprio datore di lavoro una notifica formale quando si perde il lavoro a causa di un appuntamento con un medico? Alcune aziende hanno richiesto ai dipendenti di presentare la documentazione scritta quando sono assenti dal lavoro, anche quando non è un'assenza prolungata.
In alcuni casi, potrebbe essere necessario scrivere una lettera o un'e-mail per documentare la tua assenza, o ottenere una nota dal medico. In altri, l'avviso verbale può essere sufficiente.
Politiche di assenza sul posto di lavoro
Se non sei sicuro di quale sia la politica aziendale, chiedi sempre le regole relative all'assenza e parti per gli appuntamenti medici prima di utilizzarle.
Non dare per scontato che il tuo posto di lavoro attuale abbia le stesse politiche di quelle precedenti. Le politiche possono anche cambiare, quindi il corso più saggio è sempre quello di informare il supervisore, se possibile, che è necessario prendere un congedo per un appuntamento medico. Un preavviso di una settimana è probabilmente molto lungo, a meno che tu non sia coinvolto in un progetto critico per la scadenza in cui sai che la tua presenza sarà persa. In questo caso, cerca di concedere al tuo supervisore dei tempi supplementari, in modo che possano essere presi accordi adeguati per un sostituto.
Quando è richiesta una comunicazione scritta, potrebbe essere necessario scrivere la lettera o il datore di lavoro potrebbe chiedere una lettera dal proprio medico. Gli esempi forniti qui sono solo per una guida generale, quindi modificali per adattarli alla tua situazione personale e per soddisfare i requisiti del tuo posto di lavoro.
Cosa richiede il posto di lavoro per le note sull'assenza?
Potrebbe essere necessario notificare il proprio supervisore in anticipo rispetto agli appuntamenti programmati per poter essere giustificato.
Se non l'hai fatto, la tua assenza potrebbe avere ripercussioni disciplinari. Per gli appuntamenti di emergenza, tuttavia, potresti essere in grado di inviare una lettera di scusa dopo il fatto.
Alcuni ambienti di lavoro potrebbero richiedere una nota scritta e firmata, mentre altri potrebbero accettare un messaggio di posta elettronica, fax o di testo. Inviare o consegnare la nota non appena si ritorna al lavoro, poiché alcuni datori di lavoro hanno un limite di tempo per riceverli.
Il tuo datore di lavoro può anche avere una politica che richiede la documentazione dell'appuntamento, ad esempio una nota dall'ufficio del medico. In tal caso, è possibile che si richieda tale richiesta al momento dell'appuntamento del medico o che l'ufficio firmi una nota simile all'esempio fornito.
Esempio di lettera di visita del medico
Data
Nome
Indirizzo
Città (*): Stato (*): CAP
Caro signor / m. Cognome:
Si prega di accettare questa lettera come notifica scritta che non sono stato in grado di partecipare ai lavori lunedì, 15 giugno 20XX, a causa di un appuntamento con un medico precedentemente programmato.
Per favore fatemi sapere se posso fornire ulteriori informazioni o documentazione.
Cordiali saluti,
La tua firma ( lettera cartacea )
Il tuo nome digitato
Invio di un messaggio di posta elettronica
Se preferisci inviare per email la tua notifica, assicurati che sia scritta e formattata in modo professionale. Includi il tuo indirizzo email e un numero di telefono dove puoi essere raggiunto, nel caso in cui il tuo datore di lavoro abbia delle domande. Scegli una riga dell'oggetto chiara e pertinente, ad esempio "Nota del dottore - Assenza di John Smith il [data]".
Esempio di nota del medico
Se il tuo datore di lavoro richiede la documentazione scritta di una visita medica, il tuo studio medico può avere una notifica standard su carta intestata che può stampare su richiesta.
In caso contrario, dovresti comporre una scusa come il seguente esempio e chiedere al tuo medico di firmarlo al termine dell'appuntamento.
Data
Nome del medico
Indirizzo
Città (*): Stato (*): CAP
Per chi è coinvolto:
Si prega di accettare questa lettera come documentazione che ho trattato [inserire Nome del dipendente] durante un appuntamento nel mio ufficio, lunedì 9 maggio 20XX, alle 14:00
Se hai bisogno di ulteriori conferme, non esitare a contattare il personale del mio ufficio al numero (XXX) XXX-XXXX.
Cordiali saluti,
Firma del medico ( lettera cartacea )
Nome medico del medico, MD
Ulteriori passaggi possono essere richiesti
Potrebbe essere necessario seguire e documentare la propria assenza nel sistema di cronometraggio e richiedere la sospensione retroattivamente.
Nei luoghi di lavoro con politiche di risorse umane (HR) più rigorose, potresti essere in uno stato "assente senza permesso" finché la tua richiesta di ferie non viene inviata e approvata. Ciò può comportare azioni disciplinari da parte di alcuni datori di lavoro se non si seguono tutte le loro procedure.
È inoltre consigliabile controllare alcuni giorni dopo aver inviato la nota per accertarsi che la HR abbia registrato la documentazione, soprattutto se il proprio datore di lavoro assegna uno status ufficiale ai lavoratori assenti senza permesso.