Il primo e più importante passo da compiere per lavorare in modo più efficiente è avere un piano giornaliero. È importante che il piano venga scritto da qualche parte, su un calendario, un blocco note o sul computer. Non passare semplicemente una lista di controllo mentale ogni giorno.
Avere un piano scritto è un dovere per mantenere i pensieri fastidiosi dalla parte posteriore della testa e per aiutare a prevenire i disastri perché si dimentica qualcosa di importante. La maggior parte delle donne troverà di volta in volta bisogno di deviare da un piano giornaliero, ma avere uno ti aiuterà a organizzare meglio il tuo tempo, preparare in anticipo progetti specifici e un piano ti fornirà un'immagine mentale più chiara di tutte le cose devi fare.
Liberarsi delle distrazioni quotidiane con un piano
Se arrivi al lavoro tutti i giorni e sei immediatamente sopraffatto dalla tua lunga lista "da fare" e dalla confusione della scrivania, nella migliore delle ipotesi ti immergerai nella tua giornata come un cavallo da corsa (e brucerai rapidamente dopo uno sprint, proprio come un cavallo da corsa) su ciò che sembra più urgente in un dato momento. Il caso peggiore è che ti siederai in un funk senza sapere da dove iniziare. In ogni caso, semplicemente "spegnere gli incendi" ogni giorno è il modo meno efficace per attaccare il carico di lavoro e il modo migliore per esaurire te stesso mentre ci si allontana.
Senza un piano, le distrazioni dei giorni prenderanno rapidamente il sopravvento: il telefono squilla, inizi a rispondere alle e-mail, i colleghi iniziano a chiacchierare e prima che tu sappia che è arrivata l'ora di pranzo e tu hai poco realizzato. Il tuo piano giornaliero potrebbe includere un'ora ogni mattina per stabilirti, restituendo le chiamate, controllando la posta elettronica prima di iniziare altre attività, ma farà ben più che servire da linea guida su cosa fare con il tuo tempo. Ad esempio, se hai intenzionalmente accantonato un'ora per fare qualcosa e superi questo limite di tempo, saprai che è necessario adattare il piano per il giorno successivo.
Mappando la giornata in segmenti o per attività è possibile identificare più facilmente le aree problematiche ei tempi di massima efficienza (ad esempio, potrebbe essere meno efficiente dopo pranzo se si soffre di una crisi pomeridiana o si può essere un antipasto lento al mattino).
Evita di assumere più di quanto tu possa gestire
Un ottimista è qualcuno che è in grado di vedere il positivo in una determinata situazione, generalmente si focalizza sulla convinzione che "tutte le cose sono possibili". Non c'è niente di sbagliato nell'essere un ottimista a meno che non ti porti a sottovalutare le tue abilità, il tempo necessario per realizzare qualcosa, e il risultato è che ti stai assumendo più di quanto tu possa gestire.
Un realista può essere un ottimista, ma un realista vede anche la logistica che può essere coinvolta nell'affrontare una situazione e prenderà in considerazione potenziali ostacoli e restrizioni.
Se non hai il tuo piano di gioco allineato per il giorno potresti avere più difficoltà a dire no ad aiutare gli altri o ad intraprendere progetti aggiuntivi perché hai un atteggiamento positivo che può ignorare la realtà o il buon senso. È facile sottovalutare quanto tempo ci vorrà per svolgere i propri compiti e tanto meno se si pensa di essere una superdonna e una prospettiva solare è tutto ciò che serve per fare le cose.
Conoscere ciò che si trova sul proprio piatto per la giornata e aver già determinato un budget per il proprio tempo per attività specifiche può aiutarti a rispettare le scadenze, a fare di più ogni giorno e ad essere più realistico nell'assumere ulteriore lavoro.
Creare il tuo piano di attacco
Prima di andare al lavoro, decidi in anticipo su cosa concentrarti quando arrivi. Meglio ancora, pianifica la tua giornata la sera prima e prepara la tua scrivania per le attività che desideri svolgere al mattino. Ad esempio, procurati file o materiale di lettura organizzato per la mattinata in modo che tu possa semplicemente saltare a destra o inserire gli elementi che devi digitare o le chiamate telefoniche per tornare nell'ordine in cui devi eseguirli.
Avere un piano può aiutarti a creare routine prevedibili che, a loro volta, ti terranno meglio preparato ad affrontare giornate caotiche quando il tuo capo o un cliente che richiede un'alta manutenzione richiede più tempo.