Abilità clericali per curriculum, lettere di copertura e interviste
Il lavoro d'ufficio assicura che un ufficio funzioni senza intoppi. Implica le attività amministrative quotidiane di un ufficio, come rispondere a telefoni, pianificare appuntamenti, inviare fax e archiviare documenti.
Le abilità amministrative / amministrative sono utili per quasi tutti coloro che lavorano in un ufficio. La maggior parte dei dipendenti deve svolgere almeno un lavoro di ufficio, quindi queste competenze possono tornare utili indipendentemente dal titolo di lavoro ufficiale.
I segretari e gli impiegati di ufficio devono avere competenze clericali particolarmente forti. I dipendenti in queste posizioni svolgono la maggior parte delle attività quotidiane di un ufficio.
Tipi di lavori d'ufficio
Mentre alcune persone usano questi titoli di lavoro in modo intercambiabile, gli impiegati e i segretari sono in realtà diversi dagli assistenti amministrativi. Gli assistenti amministrativi spesso hanno bisogno di una laurea e ricevono più responsabilità, tra cui progetti di punta e talvolta anche la gestione di squadre.
Al contrario, gli impiegati e i segretari in genere non hanno bisogno di un'educazione estensiva oltre la laurea (anche se ci sono programmi di istruzione superiore che si concentrano sul lavoro di segreteria e clericale). Gestiscono le operazioni quotidiane di un ufficio, ma generalmente non hanno responsabilità manageriali.
Impiegati e segretari lavorano in una varietà di settori, tra cui finanza, economia, medicina, governo, legge e altro.
Alcune di queste posizioni richiedono abilità specifiche. Tuttavia, ci sono abilità di base che sono necessarie per quasi tutte le posizioni di assistente amministrativo e amministrativo.
Leggi di seguito per un elenco di abilità di segreteria che i datori di lavoro cercano nei candidati per l'impiego. È incluso un elenco dettagliato delle cinque più importanti abilità pratiche, nonché elenchi supplementari di competenze amministrative correlate.
Come usare le liste delle abilità
Puoi utilizzare questi elenchi di competenze durante la tua ricerca di lavoro. È importante utilizzare diverse di queste parole di abilità nel curriculum. I datori di lavoro utilizzano sempre più i sistemi di tracciamento dei candidati per classificare e "valutare" i curricula che ricevono. Questi sistemi sono programmati per cercare parole chiave specifiche e pertanto i curricula che li incorporano saranno più probabilmente selezionati per ulteriori analisi assumendo i manager durante il loro secondo ciclo di considerazione.
In secondo luogo, è possibile utilizzare queste parole chiave nella tua lettera di copertura. Nel corpo della tua lettera, prova a menzionarne una o due e fornisci un esempio specifico di quando le hai dimostrate al lavoro.
Infine, puoi usare queste parole di abilità in un'intervista. Assicurati di avere almeno un esempio per volta in cui hai dimostrato le cinque migliori abilità elencate qui.
Naturalmente, ogni lavoro richiederà competenze ed esperienze diverse, quindi assicurati di leggere attentamente la descrizione del lavoro e concentrati sulle abilità elencate dal datore di lavoro.
Esamina anche le altre nostre liste di abilità elencate per mestiere e per tipo di abilità.
Abilità clericali migliori
Attenzione ai dettagli
Il lavoro d'ufficio implica prestare attenzione ai dettagli quotidiani di un ufficio - cose che altre persone potrebbero ignorare, come rispondere e tenere traccia delle e-mail, tenere traccia degli appuntamenti e altro.
Un impiegato o un segretario deve essere in grado di concentrarsi su questi dettagli e non lasciare che qualcosa scivoli attraverso le fessure.
- analitico
- Organizzare il viaggio
- Definizione delle priorità
- Problem solving
- Ragionamento
- Tenuta dei registri
- Programmazione degli appuntamenti
- Digitando
Comunicazione
Gli impiegati devono avere forti capacità di comunicazione scritta e orale. In genere rispondono ai telefoni, scrivono promemoria, inviano email e salutano clienti e clienti.
Pertanto devono essere in grado di parlare e scrivere in modo chiaro ed efficace. Devono trasmettere le informazioni in modo facile da capire.
- Rispondere ai telefoni
- Comunicazione
- Corrispondenza
- Assistenza clienti
- Invio di fax
- Reception
- Abilità linguistiche
- Ascoltando
- Comunicazione orale
- Correzione di bozze
- scrittura
Competenze informatiche
In questo giorno ed età, le abilità informatiche sono fondamentali per qualsiasi lavoro d'ufficio. Gli impiegati e i segretari devono essere dattilografi veloci e precisi.
In genere, inoltre, sono tenuti a eseguire alcune immissioni di dati, pertanto dovrebbero avere familiarità con Excel e altri software di registrazione dei dati. Dovrebbero anche avere familiarità con altri software di Microsoft Office, come Word e PowerPoint. Eventuali competenze informatiche aggiuntive, come la capacità di progettare o modificare pagine Web, sarebbero considerate un grande vantaggio.
- Inserimento dati
- Gestione dati
- Fluidità del database
- Desktop publishing
- Microsoft Office
- Macchine da ufficio
- Elaborazione di testi
numeracy
Gran parte del lavoro clericale riguarda la matematica. Alcuni impiegati sono incaricati, in una certa misura, di contabilità e / o contabilità per un'azienda. Ciò richiede abilità di calcolo. La capacità di calcolare rapidamente le somme è sicuramente una qualità positiva in un impiegato o segretario.
- Contabilità
- Precisione
- Fatturazione
- Contabilità
- budgeting
- Spese
- Fogli di calcolo
- Tecnologia
Organizzazione
I cancellieri e i segretari devono essere organizzati. Hanno il compito di assicurarsi che l'ufficio funzioni senza intoppi. Ciò implica tenere traccia del programma del datore di lavoro, rispondere alle e-mail e alle telefonate e conservare i file. Tutto ciò richiede molta abilità organizzativa.
- Il processo decisionale
- Consegna della posta
- Efficiente
- limatura
- Gestione
- Multitasking
- svista
- Fotocopie e fascicolazione
- Pianificazione
- Ordinamento
- Gestione del tempo
Soft Skills
Oltre a queste cinque migliori abilità pratiche, i migliori impiegati d'ufficio possiedono anche competenze trasversali che sono spesso tratti innati della personalità piuttosto che competenze acquisite. Questi includono forti abilità interpersonali, lavoro di squadra, flessibilità, affidabilità, creatività, adattabilità e creatività. Sono caratteristiche essenziali per i dirigenti d'ufficio, i receptionist, gli assistenti personali, gli assistenti d'ufficio e gli assistenti esecutivi.