Attività commerciale

Alternativa alle carte di Gantt

5 modi per monitorare il tuo progetto senza utilizzare i grafici di Gantt

I diagrammi di Gantt sono uno strumento fantastico e molto utile per tracciare e coordinare tutti i piccoli passi che vanno in un grande progetto, ma possono diventare rapidamente travolgenti e disordinati, soprattutto per le persone che non sanno come leggerli. Prova a utilizzare un diagramma di Gantt per spiegare i tuoi progressi a un cliente oa un collega in un altro dipartimento e potresti avere la sfida per te.

Questa non è l'unica sfida presente nei grafici di Gantt.

I dati in un diagramma di Gantt in genere richiedono un software speciale per la visualizzazione e la modifica e la loro stampa è quasi sempre una sfida. Inoltre, a volte vuoi concentrarti solo su una piccola parte di un progetto senza essere sopraffatto da tutte le informazioni aggiuntive.

Mentre i diagrammi di Gantt sono una grande soluzione, non sono l'unico. Quando è necessario esaminare un campione più piccolo delle informazioni, o è necessario presentare una versione semplificata o una parte delle informazioni in una situazione in cui un diagramma di Gantt non sarebbe pratico, ecco cinque alternative che è possibile utilizzare.

Elenchi di attività

Tutti nella comunità degli affari dovrebbero essere familiari e a proprio agio con una lista di cose da fare di base. In effetti, essere organizzati è una delle migliori competenze per un project manager.

Un elenco compiti porta l'elenco delle cose da fare al livello successivo. Con un elenco di attività, è possibile aggiungere colonne aggiuntive per mostrare chi completerà ciascuna attività, lo stato dell'attività, le date di inizio e fine e la probabilità che l'attività venga completata in tempo.

È anche possibile aggiungere caselle di controllo per i membri del proprio team per verificare come gli elementi sono stati completati.

Fogli di calcolo

Un grafico semplificato su un foglio di calcolo è un'altra alternativa. Puoi ancora elencare le attività sul lato sinistro e puoi ancora ombreggiare le barre per mostrare il tuo livello di avanzamento e le date di inizio e fine stimate per le attività.

Tuttavia, i fogli di lavoro possono richiedere molto tempo e lunghi aggiornamenti, quindi non vorrai utilizzarli come soluzione di gestione del progetto totale. Per un semplice report una tantum per un cliente o un manager, tuttavia, un foglio di calcolo semplificato può strutturare visivamente il progetto in un modo che è
facile da spiegare e capire. È anche una buona opzione per monitorare i progressi del progetto.

Diagrammi di flusso

Diagrammi di flusso o diagrammi di rete mostrano le attività di progetto nell'ordine in cui devono essere completate. I diagrammi di flusso possono essere semplici o complessi come desideri. Ad esempio, è possibile o meno voler elencare informazioni quali la data di inizio e di fine di ogni passaggio, il numero di identificazione dell'attività o
la posizione. Tieni presente che l'aggiunta di troppe informazioni può rendere difficile la lettura di questi grafici.

Mentre molte persone trovano i diagrammi di flusso più facili da leggere e capire rispetto ai diagrammi di Gantt, renderli possono essere una seccatura. Inoltre, sono spesso inadeguati per problemi grandi e complessi. I diagrammi di flusso sono i migliori per presentare progetti semplici con compiti che naturalmente passano da uno a
il prossimo, ma non dovrebbe essere usato come strumento a lungo termine o per progetti eccessivamente complessi.

Schede kanban

Il tuo progetto ha un numero elevato di passaggi che non devono essere necessariamente eseguiti in ordine sequenziale?

Avete più persone che lavorano sullo stesso progetto o le attività sono aggiornate frequentemente? Se è così, Kanban potrebbe offrirti la soluzione ideale. (Scopri come funziona Kanban nella gestione dei progetti).

Con una scheda Kanban, ogni attività di progetto viene scritta su una nota adesiva e inserita nella colonna appropriata, come "to do", "in progress" o "done". Al termine di ogni attività, la nota adesiva corrispondente viene spostata su tutta la linea finché tutte le note non si trovano nella colonna "completata".

Questo sistema organizzativo è molto facile da capire e modificare rapidamente, ma non è molto portabile e sarà necessario fare attenzione che nessuna delle note cada e venga persa.

Rapporti sullo stato

I diagrammi di Gantt sono strumenti eccellenti per tracciare i tuoi progetti, non necessariamente per comunicarli. Se tutto ciò che devi fare è comunicare i tuoi progressi con un cliente, lo sponsor del progetto o altri membri del team, un rapporto sullo stato potrebbe essere la soluzione migliore.

Inoltre, molti programmi software per la gestione dei progetti creeranno report di stato semplificati e facili da capire con pochi clic del mouse, risparmiando tempo ed energia.

I diagrammi di Gantt sono molto pratici per rintracciare tutti i compiti che vanno in un grande progetto, ma non sono sempre i migliori per comunicare queste informazioni con gli altri, in particolare quelli che non sono abituati a leggerli.

Hai diverse altre alternative. Prova tu stesso una di queste cinque alternative di Gantt. Potresti essere piacevolmente sorpreso da quanto tempo puoi risparmiare.


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