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7 modi per sfruttare al massimo le tue riunioni personali con i dipendenti

One-One Meetings Garantire il raggiungimento degli obiettivi aziendali

Se sei un manager, probabilmente sai già che dovresti tenere incontri individuali con ciascuno dei tuoi dipendenti. Questo è ovvio. Ma cosa diavolo dovresti fare in questi incontri? Come fai ad assicurarti che siano produttivi e utili, invece di contare solo per un altro segno di spunta nel tuo elenco di gestione?

Ecco sette modi per sfruttare al massimo le riunioni individuali con i dipendenti.

1. Progresso dell'obiettivo

Oltre alle normali riunioni one-on-one, dovresti avere obiettivi di rendimento annuali in essere. La pianificazione dello sviluppo delle prestazioni non si limita a superare i successi e i fallimenti dello scorso anno; è per fissare obiettivi e obiettivi per quest'anno. Ti riferirai a questi obiettivi durante tutto l'anno.

Ogni volta che incontri i tuoi dipendenti, dai uno sguardo a questi obiettivi e vedi come stanno progredendo verso il loro raggiungimento. I tuoi dipendenti sapranno sempre cosa ci si aspetta da loro e saprai sempre dove si trovano rispetto ai progressi necessari.

2. Cambia obiettivi

Questo potrebbe sembrare l'opposto del punto precedente, ma gli obiettivi stabiliti a dicembre non hanno sempre senso in luglio. Le aziende si riorganizzano, i clienti lasciano la tua organizzazione e i nuovi clienti si uniscono. I dipendenti abbandonano e vengono sostituiti i sostituti. I progetti vengono uccisi e vengono aggiunti nuovi progetti. In altre parole, non esitate a modificare i piani originali.

Quando ti siedi con i dipendenti e guardi gli obiettivi e un obiettivo non ha senso, buttalo fuori. Nessun senso di colpa Sbarazzati di esso e aggiungine uno nuovo, se appropriato. Ora, se un obiettivo non ha più senso perché il tuo dipendente ha raggiunto l'obiettivo, quindi congratularsi con lei e toglierlo dalla lista.

3. Chiedi informazioni sul supporto necessario

Un incontro uno a uno è il momento ideale per chiedere al dipendente dove ha bisogno di aiuto. Un progetto complicato potrebbe richiedere più personale. Potrebbe lavorare con un collega che è un bullo e un coglione. Ha appena scoperto di essere incinta e avrà bisogno di un periodo di riposo per gli appuntamenti dal dottore. Ma, con cautela, non chiedere informazioni sui bisogni se li ignorerai una volta identificati.

Non richiedere una richiesta di aiuto come segno che il tuo dipendente non è in grado di svolgere il suo lavoro. Tutti hanno bisogno di aiuto, ed è meglio che tu crei un ambiente aperto e solidale piuttosto che aspettare che ci sia un disastro nel quale devi passare il tuo weekend.

4. Pianificazione della carriera

Mentre ti concentri sul lavoro svolto oggi, i tuoi dipendenti sono preoccupati per il loro futuro. Anche se questo non è il punto focale di ognuno in una riunione, la pianificazione della carriera è una parte preziosa delle riunioni regolari. Questo è a vostro vantaggio e anche il beneficio del vostro dipendente.

Vuoi sapere dove vuole andare e vorresti aiutarla a percorrere quella strada. Perché? Perché la cosa migliore che puoi fare per la tua azienda è aiutare a mantenere i migliori dipendenti. Ciò include la crescita della carriera: pochissime persone vogliono rimanere nello stesso posto per sempre.

Quindi, parla di ciò che il tuo dipendente deve fare e impara a guadagnare una promozione o prepara un trasferimento a un altro tipo di lavoro.

5. Lodando

Tutti vogliono sentire quando hanno successo. Mentre il momento migliore per elogiare un dipendente è nel momento, ("Ehi, ottima presentazione!" O "Ho appena visto che gestisci perfettamente quel cliente odioso. Un lavoro fantastico!") I manager non sono dappertutto tutti in una volta.

Assicurati di elogiare i tuoi dipendenti per i loro risultati. Tieni gli occhi e le orecchie aperti per i rapporti di buon lavoro. Se un'altra persona dice: "Ehi, Jane ha fatto un lavoro fantastico ieri", scrivilo e portalo con lei a casa tua. (Questa è anche un'ottima documentazione da avere per gli adeguamenti salariali basati sulle prestazioni.)

6. Correggere

Insieme a lodare, le correzioni devono accadere. Come lode, la maggior parte di questo feedback è più efficace se data nel momento, se appropriato. A meno che una situazione sia urgente e pericolosa, è necessario offrire le correzioni privatamente. (Va bene urlare a un impiegato per ottenere l'estintore per spegnere il fuoco di un registratore di cassa, ma non va bene urlare contro il dipendente di fronte a clienti e altri dipendenti perché il suo cassetto di cassa era corto.)

Le riunioni one-to-one sono il momento di sedersi e offrire correzioni e consigli.

Le correzioni che offri possono variare da requisiti esigenti ("abbiamo uno standard aziendale per utilizzare Times New Roman per i rapporti, per favore cambia i tuoi rapporti"), per i tratti della personalità che stanno causando problemi ("Ho notato che critichi i tuoi colleghi. Se hai dubbi su un collega, per favore portameli e io li gestirò, il tuo compito è fare X, Y e Z. Non preoccuparti del lavoro di Jane.)

Le critiche dovrebbero sempre aiutare piuttosto che fornire una punizione, almeno all'inizio. Nessun manager dovrebbe aspettarsi la perfezione. Tuttavia, ci sono alcune azioni che potrebbero richiedere "punizione". Se un dipendente è cronicamente in ritardo, potrebbe essere necessario creare un piano di miglioramento delle prestazioni. Se un dipendente sta facendo il prepotente con altri dipendenti, potrebbe essere necessario inserire un articolo nel suo fascicolo personale e accompagnare questa azione disciplinare con una consulenza intensiva.

I normali one-on-one ti permettono di stare al passo con queste situazioni, quindi niente ti sfugge di mano. Ad esempio, non dovrai mai subentrare a un bullo del posto di lavoro perché avrai corretto i problemi al loro primo segno e, se le correzioni non funzionano, stai documentando una forte causa per la cessazione del rapporto di lavoro.

7. Nuove assegnazioni

Mentre non si è in attesa di una riunione individuale per assegnare un nuovo compito o obiettivo a un dipendente, spesso è il posto migliore per discutere un nuovo progetto. Ti dà il tempo di presentare l'intero progetto e il tuo dipendente di porre domande in modo che quando lascia il tuo ufficio, lei è pronta ad andare.

Può anche sollevare preoccupazioni e idee che potrebbero rendere il progetto più fluido. Ha anche bisogno di capire la quantità di autorità e autonomia che può esercitare nel suo processo decisionale. Infine, il dipendente deve creare con te un percorso critico che specifichi le volte in cui avrai bisogno di un riscontro sui suoi progressi durante le riunioni individuali.

Quanto spesso dovresti tenere una riunione One-on-One?

Nessuna singola risposta copre tutte le contingenze. Dipende dal numero di dipendenti che hai, dal tipo di lavoro che svolgi, dal supporto che i tuoi dipendenti hanno bisogno e dal tuo programma. A volte, 15 minuti di tempo uno-a-uno, una volta al mese, sono sufficienti per tenere tutto sotto controllo.

A volte potresti aver bisogno di un'ora alla settimana per raggiungere i sette obiettivi descritti sopra. Se sei nuovo agli incontri one-to-one, inizia con ogni due settimane per mezz'ora e aggiusta su o giù secondo le necessità. Non è necessario pianificare la stessa quantità di tempo per ogni dipendente, anche se si vorrà accertarsi di non favorire un dipendente rispetto a un altro.

Quando prendi l'abitudine di appuntamenti regolari con i tuoi rapporti diretti, scoprirai che il tuo dipartimento funziona in modo più fluido. I tuoi dipendenti sapranno cosa devono fare e saprai cosa devi fare per aiutarli.

E, se non li stai già tenendo in mano, pianifica periodicamente un appuntamento uno a uno con il tuo capo. Trarrai vantaggio da questa esperienza con il tuo capo, proprio come i tuoi dipendenti traggono vantaggio dal tempo che trascorrono insieme con te.

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