Quando i team di progetto funzionano bene, possono fare molto. Finché un project manager dispone di un buon piano di progetto e di membri del team disposti a collaborare, le cose tendono a funzionare senza intoppi. Le risorse necessarie sono ottenute, le scadenze sono soddisfatte e la qualità è, per lo meno, accettabile.
Quando i membri del team non rispettano le norme e gli standard concordati, la tempistica, la qualità e il budget di un progetto sono minacciati. Di tanto in tanto si verificano scarsi risultati nei progetti. Quando lo fa, i project manager devono affrontarlo rapidamente ed efficacemente per minimizzare il danno che arreca al progetto. Le cattive prestazioni non indirizzate non vanno via da sole.
È importante seguire i passaggi nell'ordine in cui vengono presentati fino alla risoluzione del problema di prestazioni. Una volta migliorate le prestazioni, un project manager non deve più seguire i passaggi. Se il problema si ripresenta, il project manager può scegliere di iniziare i passaggi o riprendere da dove ha lasciato. Un project manager deve utilizzare il giudizio professionale per decidere quale linea di condotta intraprendere. Potrebbe essere necessario un consiglio da parte dello sponsor del progetto.
Affrontare il problema direttamente con il membro del team
Il primo passo per affrontare le scarse prestazioni di un membro del team di progetto è di portare il problema direttamente al membro del team. Prima di coinvolgere qualcun altro, il project manager parla privatamente del membro del team di ciò che è stato concordato o previsto e in che modo le azioni del membro del team non hanno rispettato tali standard. Concentrare la conversazione sul comportamento e non sulla persona. Se il membro del team si sente attaccato, è improbabile che ascolti le preoccupazioni.
A volte, le persone non sanno che si stanno comportando male e hanno bisogno di sentirsi dire. La maggior parte delle persone è disposta a risolvere veri problemi quando sono conosciuti. Non vorresti sapere se non dovessi soddisfare le ragionevoli aspettative di un collega?
Vieni ad un accordo su come voi due procederete. Entrambi dovresti avere dei impegni su come ti comporterai in futuro. Ad esempio, potrebbe essere necessario essere più precisi nel comunicare ciò che si aspetta, e il membro del team potrebbe aver bisogno di fare domande di chiarimento quando non capisce cosa è previsto. Modificando il tuo comportamento, promuovi la buona volontà del membro del team nei tuoi confronti.
Dare al membro del team la possibilità di correggere il comportamento
Una volta che un membro del team è a conoscenza del suo comportamento offensivo, dagli la possibilità di correggerlo. Mentre vai avanti con il progetto, cerca i modi per impostare il membro del team per il successo. Ad esempio, se hai discusso le scadenze mancanti di un membro del team, controlla con il membro del team molto prima della sua prossima scadenza per vedere se c'è qualcosa che puoi fare per aiutarlo a rispettare la prossima scadenza.
Incrementare il problema al supervisore del membro del team
Se il tentativo di risolvere il problema tra voi due non risolve il problema, il passo successivo è l'escalation del problema al supervisore del membro del team. Quando vai dal supervisore, spiega il problema delle prestazioni e delinea i passaggi che hai seguito per risolverlo. Se hai fatto uno sforzo in buona fede per gestire la situazione da solo, la maggior parte dei supervisori sarà disponibile ad aiutarti.
Di nuovo, dai al membro del team la possibilità di correggere il comportamento
Dopo aver reso il supervisore del membro del team consapevole del problema, ora devi dare al membro del team un'altra possibilità di correggere il suo comportamento.
Nei punti in questo processo di correzione del comportamento, potresti essere tentato di ripetere i passaggi. Ad esempio, potresti voler portare il problema al membro del team una seconda volta prima di andare dal suo supervisore. A volte, questa è una linea di condotta ragionevole. Altre volte, si prolunga la scarsa prestazione. Ogni situazione è diversa, quindi usi il tuo giudizio e possibilmente consigli dallo sponsor del progetto o dal tuo capo.
Incrementare il problema allo sponsor del progetto
Se le cattive prestazioni sono ancora in corso, sei stufo. Hai dato ai membri del team l'opportunità di correggere il comportamento, e li ha sperperati. Hai fatto tutto il possibile per risolvere il problema dal basso verso l'alto, ma ora è giunto il momento di inserire il pesante battitore per sistemarlo dall'alto verso il basso.
Come quando hai sollevato il problema con il supervisore del membro del team, disponi tutte le informazioni pertinenti per lo sponsor. Partecipa all'incontro con lo sponsor del progetto sapendo cosa vuoi che lui o lei faccia. Se vuoi che uno dei compagni dello sponsor consigli il membro del team, dillo. Se vuoi che il membro del team venga sostituito con qualcun altro, dillo. Lo sponsor è lì per supportarti e darti ciò di cui hai bisogno affinché il progetto abbia successo. Dì allo sponsor del progetto ciò di cui hai bisogno.
C'è una sottile possibilità che il problema non possa essere risolto con l'intervento dello sponsor del progetto. In tal caso, chiedere allo sponsor di provare diverse azioni per risolvere il problema. Una volta che lo sponsor ha accettato di affrontare il problema, fagliela risolvere. Tuttavia, lo sponsor non può risolverlo se non avvisare lo sponsor quando il problema è ancora un problema.