In che modo le schede progetto e i gruppi di guida supportano il tuo progetto
Il tuo progetto ha un Project Board? Potresti anche chiamarlo un gruppo direttivo o un comitato direttivo. Questo articolo definisce i ruoli e le responsabilità di questa importante funzione di governance.
Iniziamo col dire che il Project Board è una parte importante della struttura organizzativa di qualsiasi progetto. se non ne hai uno, dovresti parlare con il tuo manager di come ottenere un set up.
Il Project Board è presieduto dallo sponsor del progetto e in genere include un numero di altri stakeholder senior e il project manager. Normalmente ci sono da tre a cinque persone nel Consiglio. Sono tutti gli stakeholder chiave del progetto e le persone che hanno la capacità di fare le cose per il progetto.
In conclusione: si tratta di un gruppo di persone che si incontrano per aiutare a supervisionare il progetto e continuare a procedere nella giusta direzione.
Le schede di progetto sono impostate all'inizio del ciclo di vita del progetto e operano per tutto il progetto fino alla sua chiusura. Diamo un'occhiata ai 4 ruoli chiave di un Project Board.
Il pannello di progetto fornisce governance
Innanzitutto, il Project Board fornisce una governance critica. Garantiscono che le politiche vengano rispettate a livello aziendale e di portafoglio o di programma. Offrono supervisione su ciò che il team del progetto sta portando avanti. Insieme allo sponsor del progetto, sono responsabili del successo del progetto e questo ruolo di governance assicura che il team del progetto agisca in modo etico e entro i limiti accettabili per l'azienda.
Lo fanno interrogando il project manager e fornendo aiuto e supporto.
Il pannello di progetto fornisce la direzione
Spesso vengono prese decisioni su un progetto e alcune di esse non rientrano nelle competenze del project manager. Quando il project manager non è in grado di prendere una decisione, ed è qualcosa che dovrebbe essere discusso con più stakeholder rispetto allo sponsor, passerà al Project Board.
Il loro ruolo è quello di mantenere il progetto in corso fornendo la direzione appropriata per la squadra. Contribuiscono a impostare la visione all'inizio del progetto e mantengono il progetto in pista.
Il consiglio di progetto prende decisioni
Il Project Board è principalmente un organo decisionale. Il loro ruolo è quello di prendere le decisioni che mantengono il progetto andando avanti sbloccando i problemi e aiutando il project manager a vedere un percorso chiaro verso il completamento con successo.
Il project manager metterà delle raccomandazioni al Project Board. Questo potrebbe includere raccomandazioni per indirizzare:
- Rischi, come piani di mitigazione per affrontare potenziali sfide
- Problemi
- Problemi di risorse, come non avere i membri della squadra giusti disponibili
- Pianifica i ritardi
- Superamento del budget.
Il Project Board non deve necessariamente agire sulla raccomandazione del project manager. Come gruppo, possono proporre altri suggerimenti per la via da seguire, e spesso lo fanno. Spesso perché hanno un quadro più ampio, la visione aziendale dell'ambiente del progetto rispetto a quella del project manager, quindi sono in grado di vedere percorsi alternativi e scegliere quello migliore al momento.
Il consiglio di progetto approva la spesa
Infine, il Project Board approva il budget complessivo. Ogni ordine di acquisto o articolo di budget viene normalmente gestito dal project manager: non è necessario andare alla propria bacheca di progetto per ottenere l'annullamento di ogni fattura per il pagamento.
Tuttavia, a livello di progetto nel complesso, il Project Board ha un ruolo da svolgere in prima approvazione su come si spendono i soldi (i piani di budget) e poi nel monitorare le spese in corso per garantire che il progetto sia in linea.
Dovrai anche disegnare sul Project Board quando sembra che tu debba spendere fondi contingenti o riserve di gestione. Possono autorizzare spese eccessive e aiutare i team di progetto ad accedere a fondi aggiuntivi laddove ciò sia giustificato.
Nel complesso, il Project Board fornisce una governance e una funzione di guida essenziali per il team di progetto. La loro direzione e i loro consigli aiutano il project manager a guidare il progetto nella giusta direzione, e sono perfettamente in grado di intervenire e aiutare se qualcosa inizia a andare storto.