Cosa devi sapere per far sì che il tuo progetto abbia un successo
Hai passato tutto quel tempo a lavorare con il tuo team e a fornire un prodotto fantastico. Ora è il momento di pubblicarlo e far sì che gli utenti diventino proprietari del risultato finale. Siete pronti? Lo sarai dopo aver letto questo.
1. L'implementazione del progetto inizia con un piano
Qualunque cosa tu stia implementando, hai bisogno di un piano per passare il progetto da "progetto" a "business as usual". Si spera che questo sia già documentato, o almeno delineato. È la parte del progetto che rientra tra Project Delivery e Project Closure sul ciclo di vita del progetto.
Se non hai un piano dettagliato, ora è il momento di capire esattamente come andrà a finire questa parte del progetto. Il resto di questo articolo ti aiuterà.
2. Coinvolgere il team operativo
Se non hai il business come al solito o le squadre operative coinvolte pienamente, inizia subito questo impegno. Stanno andando a possedere l'output andando avanti. Se hai costruito un ufficio, ci lavoreranno. Se hai progettato un'applicazione per smartphone, la venderanno e gestiranno i reclami dei clienti.
Devono essere pronti a ricevere tutto ciò che il tuo progetto sta dando loro.
Bonus Suggerimento: crea fiducia con le persone giuste all'inizio del progetto e ripagherà a questo punto.
3. Prepara i tuoi materiali di allenamento
Sarebbe bello se il tuo progetto stavi offrendo qualcosa di così intuitivo che nessuno avrebbe bisogno di addestramento su come usarlo, ma raramente è il caso dei progetti complessi su cui lavoriamo oggi.
Se si tratta di un piccolo miglioramento di un sistema esistente, è possibile scappare con una breve e-mail agli utenti e uno screenshot di ciò che avrà un aspetto diverso quando accedono domani.
Qualunque cosa in più e avrete bisogno di mettere insieme un materiale di formazione serio per aiutarli a fare i conti con esso.
Suggerimento bonus: assicurati di avere delle persone in fila per fornire l'addestramento. Se stai seguendo il percorso dell'addestramento "dal vivo" (o anche della formazione online su autoapprendimento - hai ancora bisogno di qualcuno per registrare i materiali) dovresti controllare la loro disponibilità. Idealmente, non dovresti svolgere la tua formazione come project manager.
4. Pianifica abbastanza tempo per la formazione
Allenamento, è un pomeriggio, giusto? Possiamo preparare la salute e la formazione sulla sicurezza per il nuovo staff in una pausa pranzo, OK?
No! Parla con alcune persone dei tuoi team delle risorse umane e scopri quanto tempo è necessario per fornire un allenamento di qualità. Aggiungete a ciò il fatto che potreste dover eseguire corsi "faccia a faccia" più volte per consentire a persone che si trovano su turni diversi o fuori dal lavoro o coinvolti in qualcosa di così importante da non poter partecipare all'addestramento in quel giorno, e potete vedere quanto velocemente il tempo di allenamento si espande.
Hai bisogno di tutto il tempo che ti serve. Skimp sulla formazione e non si otterrà il ritorno sull'investimento dall'uso nel risultato finale. Semplice.
5. Comunicare, comunicare, comunicare
Tutti sanno cosa succederà in go live day? Se necessario, preparare un piano di conto alla rovescia che documenti chi sta facendo cosa per ogni ora. Li abbiamo utilizzati con successo su implementazioni software di grandi dimensioni in cui vi sono più passaggi e team coinvolti nell'ottenere la nuova tecnologia attiva e funzionante. Ad esempio, il team dell'infrastruttura deve garantire che l'hardware sia pronto e abbia superato i controlli finali. Quindi il team della piattaforma prepara l'ambiente e prende i backup necessari.
Un team di applicazioni esegue l'installazione e quindi vi è una migrazione dei dati che richiede la disconnessione dell'utente. Puoi vedere come così tante parti in movimento potrebbero causare problemi se non c'è un chiaro approccio passo-passo alla gestione del grande giorno.
6. Riordinare la documentazione
I documenti del progetto costituiranno la base di ciò che le persone guarderanno in futuro per scoprire cosa hanno bisogno di sapere su ciò che è successo.
Assicurati di archiviare e riordinare qualsiasi documentazione relativa al progetto, compresi i registri del progetto, e qualsiasi rapporto di progetto che mostri la storia e le decisioni chiave. Le persone potrebbero aver bisogno di riferirsi a questi in futuro.
7. Gestisci il cambiamento
O lavora con qualcuno che lo farà, se hai capi reparto qualificati o un responsabile del cambio di azienda sul personale.
Gestire il cambiamento sui progetti è un fattore chiave per assicurarsi di ottenere i benefici aziendali che ti aspetti. Può aiutare a integrare nuovi processi o prodotti e impedire alle persone di tornare ai vecchi modi di lavorare.
8. Controllare il trasferimento delle conoscenze
OK, quindi non farai che l'IT Service Desk partecipi ad un esame sul tuo progetto o altro, ma metti un po 'di tempo e impegno per verificare che abbiano davvero acquisito le conoscenze che hai trasferito su di loro.
Puoi farlo restando per la prima settimana di attività, o coinvolgendoli nell'affrontare progetti, o anche lasciarli eseguire l'intera implementazione.
Essere lì se hanno bisogno di te e parlare con la gestione di quelle squadre per verificare che tutti si sentano sicuri prima di andare via.
9. Non dimenticare i dati
Che tu stia implementando qualcosa di nuovo o aggiornando qualcosa, ci saranno in qualche modo dei dati organizzativi coinvolti. Se devi spostare i dati da un luogo o sistema a un altro, pianificalo (e come intendi controllare che tutto funzioni correttamente). Se stai creando nuove origini dati, che si tratti di un nuovo ufficio o di un prodotto software, assicurati che possa reinserire i dati nei sistemi principali dell'azienda come pianificato.
In molti casi, il test finale è nell'ambiente live. Avere il team tecnico e gli analisti di dati in attesa nel caso in cui le cose non funzionino come avevate sperato.
10. Pianifica la tua uscita
Non vuoi essere parte di questo progetto per sempre, quindi devi sapere che puoi uscire con grazia. L'idea è di rendere il tuo superfluo in modo che tu possa facilmente passare a un nuovo progetto. Una volta che l'azienda come al solito squadra può stare da sola, non dovrebbe più essere necessario. Pianifica che ciò accada il più rapidamente possibile!