Attività commerciale

10 abitudini di project manager di successo

E come puoi costruirle

Perché alcuni project manager sembrano sempre portare i loro progetti in tempo, a budget, con clienti soddisfatti e altri ... beh ... no?

Hai sentito parlare del libro di Stephen Covey, The 7 Habits of Highly Effective People . Oggi diamo un'occhiata alle 10 abitudini condivise dai project manager di grande successo.

Ho visto queste abitudini essere citate più e più volte nelle valutazioni delle prestazioni e nelle revisioni di fine progetto in cui il cliente, il team o lo sponsor stanno offrendo feedback al project manager.

Non è necessario avere 10 anni di esperienza per fornire con successo ogni volta. Modificando le tue abitudini e migliorando le tue abilità, puoi migliorare drasticamente le possibilità che il tuo progetto abbia successo (e concediti anche meno stressanti tempi di lavoro).

E in nessun ordine particolare (a parte il numero 10) iniziamo!

Usando la squadra giusta

I project manager più efficaci e di successo conoscono le capacità dei membri del loro team. Significa che possono assegnare il lavoro giusto alle persone giuste.

L'utilizzo della risorsa sbagliata in un'attività può comportare un prolungamento o un peggioramento. Aiuta a conoscere i punti di forza e di debolezza delle persone che lavorano con te in modo da poterli allocare meglio alle attività di progetto.

Gestione dei problemi del progetto

Tutti i progetti riscontrano problemi di volta in volta. I project manager di successo non si preoccupano di loro. Conoscono i processi per la gestione delle problematiche e anche il modo migliore per affrontare i problemi che si presentano.

Puoi farlo anche tu. Una volta che sai come valutare un problema del progetto, scoprirai che la gestione dei problemi diventa un'abitudine facile da incorporare nella tua routine settimanale. Metti un po 'di tempo da parte per passare attraverso il registro dei problemi ogni settimana, e scoprirai presto che è un compito facile rimanere in cima alla gestione dei problemi.

Affrontare le modifiche

I progetti sono progettati per cambiare le cose, ma quel tipo di cambiamento sta accadendo ad altre persone! È più difficile gestire il cambiamento che è mirato direttamente al team di progetto, sconvolgendo il programma dettagliato del progetto e creando nuovo lavoro e un mucchio di aggiornamenti di documentazione.

I project manager di successo hanno un processo di gestione delle modifiche che seguono. Seguendo i passaggi definiti è più semplice trasformare qualsiasi azione in un'abitudine perché è strutturata e ripetitiva.

Il processo di gestione delle modifiche è simile a questo:

  • Ricevi informazioni sul cambiamento
  • Valuta il cambiamento
  • Stabilire quanto lavoro sarebbe per fare il cambiamento
  • Preparare una raccomandazione per valutare se vale la pena andare avanti.

Quindi ti viene data una decisione dal tuo sponsor in merito alla possibilità di incorporare o meno la modifica.

Nota: è possibile approvare alcune piccole modifiche da soli purché rientrino nei livelli di competenza e autorità.

I project manager di successo sanno che affrontare i cambiamenti fa parte del lavoro e hanno un piano per affrontarli man mano che si presentano.

Gestione dei costi del progetto

È molto probabile che il tuo progetto debba sostenere dei costi, anche se non hai il pieno controllo dei cordoni della borsa. Essere in grado di gestire elementi finanziari nel controllo deve essere un'abitudine. Se non ti avvicini regolarmente e regolarmente, troverai che il lavoro diventa così enorme che è impossibile fare bene.

I fantastici project manager si occupano delle spese con i sistemi di archiviazione che funzionano per fatture, preventivi e preventivi. Prendi l'abitudine di usare il tuo software di budgeting (anche se questo è solo un foglio di calcolo).

Non è possibile gestire i costi del progetto finché non si ha un piano di ciò che si intende spendere. Leggi questo su come creare un budget di progetto in modo da poter iniziare.

teambuilding

Probabilmente il team di progetto non funzionerà per te, quindi perché il teambuilding fa parte delle abitudini dei project manager di successo?

È perché hai bisogno di loro per lavorare efficacemente insieme e hai bisogno che le persone coinvolte nel progetto raggiungano rapidamente il punto in cui si fidano l'una dell'altra. Lo ottieni attraverso la costruzione della squadra.

Fai attenzione alle situazioni in cui la tua squadra sta cadendo a pezzi. Il comportamento bullismo, in particolare, è inaccettabile.

Comprensione dei processi

La sesta abitudine dei project manager di grande successo è che comprendono i processi che esistono all'interno della loro sfera di controllo.

Ciò significa che sanno quali procedure di lavoro devono essere seguite. Non perdono tempo a cercare di capire come scrivere un business case perché sanno che esiste una procedura per questo e possono seguire i passaggi.

I project manager di maggior successo non sono schiavi da elaborare. Sanno quando la cosa giusta da fare è seguire il processo. Sanno quando è meglio modificarlo leggermente per rendere le attività complessive più facili per tutti. Un esempio potrebbe essere quello di rimuovere la burocrazia da un piccolo progetto adattando i processi di conseguenza.

Aggiornamento del programma

Gli orari dei progetti non devono essere lasciati al caso, ei project manager di maggior successo prenderanno regolarmente l'abitudine di controllare regolarmente i loro programmi e aggiornarli.

Ci sono molti modi per monitorare i progressi del tuo progetto, ma la cosa più importante è che tu lo faccia! Se stai lottando per rendere questa abitudine tua, quindi prenota una breve riunione nel tuo diario con te stesso e il tuo programma una volta alla settimana. Usa la stessa ora ogni settimana e impiega 30 minuti per verificare dove sei e dove devi essere. Apporta le modifiche necessarie, comunica al team e continua il progetto.

Nota: se le modifiche alla pianificazione hanno un impatto sulla data di fine del progetto o sulla data di consegna per le pietre miliari principali, parlare con il proprio sponsor. Non dovresti modificare i fondamenti del tuo piano di base senza passare attraverso un processo di approvazione formale.

Gestione del rischio del progetto

Sapere cosa includere nel registro dei rischi è una cosa, ma rivederlo abitualmente e agire sui rischi che si presentano è qualcosa di diverso.

Non è sufficiente utilizzare l'inizio del progetto per identificare i rischi e quindi non pensarci più. La gestione del rischio deve essere parte delle tue abitudini di progetto, perché senza di essa scoprirai che i rischi si trasformano in problemi e creano problemi per te.

È un'altra area in cui i processi standard e la prenotazione di uno slot regolare per eseguire una revisione del rischio possono essere d'aiuto. Puoi includerlo come parte delle riunioni del tuo team. Prendi l'abitudine di rivedere i tuoi rischi con il team, chiudere quelli che non sono più una minaccia e pianificare azioni per coloro che vuoi mitigare.

Tempo di tracciamento

I project manager sanno molto sulla gestione del tempo del progetto, ma questo tende ad essere nel dominio della programmazione e della pianificazione. Quello di cui stiamo parlando è il monitoraggio del tempo su base giornaliera più regolare. Stiamo parlando di timesheet.

I team di progetto spesso non sono così desiderosi di usare i timesheet se non l'hanno fatto prima. Molti strumenti software per la gestione dei progetti hanno un monitoraggio del tempo inerente al prodotto. Ciò può rendere più facile introdurre il passaggio al monitoraggio del tempo come una squadra.

Indipendentemente dal fatto che tu tenga traccia del tempo della tua squadra (che è raccomandato) è importante che tu sappia dove va il tuo tempo in un giorno. Dovresti prendere l'abitudine di tenere una nota su come passi il tuo tempo. Ti aiuterà a capire se stai trascorrendo del tempo nelle attività di progetto prioritarie. Potresti pensare che lo sei, ma tu? I fogli di lavoro o la registrazione del tempo di qualche modulo saranno utili, anche se si tratta solo di un registro orario su un blocco note.

Fornire cambiamenti aziendali

Infine, l'abitudine che rende i project manager di maggior successo è la loro capacità di equiparare i risultati del progetto ai risultati aziendali. Il tuo progetto è stato progettato per realizzare qualcosa di straordinario per l'azienda, e tu l'hai fatto. Grande.

Ma se gli utenti non utilizzano il tuo prodotto o il software non è più aggiornato o i clienti non sono stupiti come te, allora il tuo progetto è stato una perdita di tempo.

I team di progetto di maggior successo si assicurano che sappiano quali risultati di business mirano a conseguire. Costruiscono una soluzione che offre quel cambiamento di business in modo sostenibile. Ciò che consegnano al termine del progetto è completamente utilizzato e totalmente adottato dal cliente. È un successo perché è stato costruito per essere un successo fin dall'inizio.

Comprendere gli obiettivi di business è un criterio chiave per ogni project manager che vuole avere un impatto su clienti e stakeholder. Se puoi dimostrare di aver consegnato qualcosa di valore, allora è facile dimostrare l'impatto che hai e il valore che porti all'azienda.

Prendi l'abitudine di chiedere ai tuoi stakeholder quale valore commerciale si aspettano e in che modo vogliono utilizzare qualunque cosa stia facendo il tuo progetto per loro. Parla loro di come definiscono il successo. Puoi creare questo in un processo ripetibile all'inizio di ogni progetto.

Quante abitudini di successo hai?

Dopo aver letto l'elenco, quante di queste abitudini hai già? Ci sono probabilmente cose qui che fai oggi e altre che sai che dovresti fare uno sforzo maggiore per farlo regolarmente. La buona notizia è che creare una nuova abitudine è relativamente facile se ti impegni a farlo. Presto queste cose saranno una seconda natura e sarai sulla buona strada per essere uno dei project manager di maggior successo nella tua azienda.

Su quali hai intenzione di iniziare a lavorare e costruire nella tua routine settimanale?

Ulteriori letture

Consiglio di leggere The Power of Habit di Charles Duhig.

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